Deixe-me começar com uma pergunta: você tem certeza do que faz para ganhar a vida? Bem como a amiga da vovó pergunta: o que você faz da vida? Lembrei de um personagem super engraçado de um seriado chamado Friends. Aparentemente é o mais bem-sucedido financeiramente de todos os amigos e mesmo conhecendo alguns desde muito jovem, ninguém é capaz de dizer com o que ele trabalha. Diversas vezes ele fala sobre o trabalho e sobre a sua rotina na empresa, mas ninguém é capaz de conectar suas ações a uma função.
Claro que alguém pode estar em casa pensando que tem certeza do que o Chandler faz para ganhar o pão, mas esse não é o ponto. Eu já passei por algumas empresas bem grandes. Algumas eu poderia até classificar como monumentais mas, independente do esforço da gestão e por mais eficiente que esta fosse, não era difícil encontrar quem não tivesse certeza de onde começava ou onde terminava sua obrigação.
Assim é em muitas organizações por duas razões principais. Primeiro porque a divisão de tarefas pode não estar clara, deixando as pessoas flutuando entre o limiar de duas ou mais funções. Assim nunca se sabe quem é o real responsável por nada mas temos mais de uma pessoa dedicada a uma tarefa.
Imagine o seguinte cenário: João pinta a parede de azul porque entende que seja sua responsabilidade. Foi lavar as mãos e o Pedro vê a parede azul. Corre, busca sua caixa de material e pinta de amarelo porque sabe que assim a parede vai estar como deveria e não gosta de ser chamado atenção. A tinta nem bem secou, Marcos se assusta com o amarelo e corre, em desespero para pintar de vermelho porque a parede está nas suas funções. Joaquim quase sorriu, em seguida, pois decidiu pintar a parede de branco novamente e sabia que sua pró-atividade lhe renderia um elogio. Eu poderia seguir assim indefinidamente... Desperdício de mão-de-obra e de tempo, o retrato da contra-produção.
Mas se a manutenção da parede estivesse na descrição da função de um deles e apenas de um, nada disso teria acontecido e teríamos um mínimo de quatro funcionários dedicados a outras atividades. Assim é com a pintura da parede e com qualquer outra função.
Você consegue dizer de quem a sua empresa precisa? Você precisa de alguém que receba seus clientes, de alguém que faça café e alguém que faça as vendas? Isso são três funcionários, Vezes os dois turnos, são seis. Para que os outros quatro na sua folha? Se está havendo uma falha no sistema de vendas, por exemplo, é preciso identificar o motivo e não engordar a máquina que está funcionando mal, injetando mais combustível sem levar ao mecânico.
E será que cada um dos funcionários na sua empresa sabe o que deve fazer? Algumas companhias apresentam uma parte do contrato chamada 'descrição da função' que resolve esta questão com maestria. Cada um deve fazer o que está acordado como sendo parte de suas obrigações e só. Se cada um sabe o que deve fazer, pode se dedicar a exercer sua função de forma mais eficaz, se aprimorando e se especializando, inclusive.
Tem uma frase muito bonita e poderosa de Sêneca que repito muito: 'não existe vento favorável para quem não sabe para onde está indo'. Repita mentalmente algumas vezes e veja se faz sentido. Assim,se cada um sabe o seu caminho pode andar com decisão e dedicação. Se cada um sabe a quem se dirigir para consultas e problemas, você tem objetividade na solução e resultados mais rápidos. Um organograma não é chamado organograma à toa. Se for produtivo para a organização da sua comunidade, desenhe!
Claro que alguém pode estar em casa pensando que tem certeza do que o Chandler faz para ganhar o pão, mas esse não é o ponto. Eu já passei por algumas empresas bem grandes. Algumas eu poderia até classificar como monumentais mas, independente do esforço da gestão e por mais eficiente que esta fosse, não era difícil encontrar quem não tivesse certeza de onde começava ou onde terminava sua obrigação.
Assim é em muitas organizações por duas razões principais. Primeiro porque a divisão de tarefas pode não estar clara, deixando as pessoas flutuando entre o limiar de duas ou mais funções. Assim nunca se sabe quem é o real responsável por nada mas temos mais de uma pessoa dedicada a uma tarefa.
Imagine o seguinte cenário: João pinta a parede de azul porque entende que seja sua responsabilidade. Foi lavar as mãos e o Pedro vê a parede azul. Corre, busca sua caixa de material e pinta de amarelo porque sabe que assim a parede vai estar como deveria e não gosta de ser chamado atenção. A tinta nem bem secou, Marcos se assusta com o amarelo e corre, em desespero para pintar de vermelho porque a parede está nas suas funções. Joaquim quase sorriu, em seguida, pois decidiu pintar a parede de branco novamente e sabia que sua pró-atividade lhe renderia um elogio. Eu poderia seguir assim indefinidamente... Desperdício de mão-de-obra e de tempo, o retrato da contra-produção.
Mas se a manutenção da parede estivesse na descrição da função de um deles e apenas de um, nada disso teria acontecido e teríamos um mínimo de quatro funcionários dedicados a outras atividades. Assim é com a pintura da parede e com qualquer outra função.
Você consegue dizer de quem a sua empresa precisa? Você precisa de alguém que receba seus clientes, de alguém que faça café e alguém que faça as vendas? Isso são três funcionários, Vezes os dois turnos, são seis. Para que os outros quatro na sua folha? Se está havendo uma falha no sistema de vendas, por exemplo, é preciso identificar o motivo e não engordar a máquina que está funcionando mal, injetando mais combustível sem levar ao mecânico.
E será que cada um dos funcionários na sua empresa sabe o que deve fazer? Algumas companhias apresentam uma parte do contrato chamada 'descrição da função' que resolve esta questão com maestria. Cada um deve fazer o que está acordado como sendo parte de suas obrigações e só. Se cada um sabe o que deve fazer, pode se dedicar a exercer sua função de forma mais eficaz, se aprimorando e se especializando, inclusive.
Tem uma frase muito bonita e poderosa de Sêneca que repito muito: 'não existe vento favorável para quem não sabe para onde está indo'. Repita mentalmente algumas vezes e veja se faz sentido. Assim,se cada um sabe o seu caminho pode andar com decisão e dedicação. Se cada um sabe a quem se dirigir para consultas e problemas, você tem objetividade na solução e resultados mais rápidos. Um organograma não é chamado organograma à toa. Se for produtivo para a organização da sua comunidade, desenhe!
C. C. Self-Coaching
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